En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Servicios Académicos Especiales – SAE, informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento y protección de datos personales.

1. IDENTIFICACIÓN 

NOMBRE DE LA EMPRESA: SERVICIOS ACADEMICOS ESPECIALES – SAE, persona jurídica de derecho privado, con domicilio en Bogotá, D.C., con los siguientes datos de contacto.

DIRECCIÓN: Carrera 70 D No. 55 – 39, Bogotá D.C., Colombia

TELÉFONO: 601 – 5486399

CORREO ELECTRÓNICO: habeasdata@saeonline.com.co 

MISIÓN: “En SAE – Servicios Académicos Especiales, estamos comprometidos con la formación integral de nuestros estudiantes a través del desarrollo de competencias, integrando el conocimiento teórico y la práctica, un pensamiento analítico y un desempeño eficiente”

    2. MARCO LEGAL  

• Constitución Política de Colombia, artículo 15
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
• Decretos Reglamentarios parcial 1377 de 2013

    3. DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables.

Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Datos indispensables: se entiende como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Ley de protección de datos: es la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

Habeas Data: derecho de cualquier persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado en bases de datos públicas o privadas.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la información de los mismos dentro o fuera del territorio nacional que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de la Entidad.

   4. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012, la cual establece disposiciones generales para protección y tratamiento de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios rectores:

• Principios de legalidad: el Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de Libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
• Principio de Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por la institución, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: la Institución están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

    5. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SAE en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SAE salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por la Institución, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6.  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

   6. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

   7. DEBERES DE LA EMPRESA

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de SAE:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
11. Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

   8. EL REGISTRON NACIONAL DE BASE DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD – es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el RNBD (registro nacional de base de datos) y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en este.

   9. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

 Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser comprobado posteriormente.

  10. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

SAE, en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.saeonline.com.co y del correo electrónico habeasdata@saeonline.com.co

   11. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

   12 LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la ley, podrán ejercerse por las siguientes personas, acreditando de forma suficiente su identidad:

1. Por el titular
2. Por los causahabientes del titular
3. Por el representante y/o apoderado del

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

   13. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento para los datos personales de las personas que de alguna manera tengan vinculación con SAE, estará enmarcado en el orden legal y serán los necesarios para el cumplimiento de su objeto social.

En este grupo se incluyen los datos de los aspirantes, estudiantes, egresados, docentes, trabajadores y contratistas.

En el caso de datos sensibles, se hará uso siempre y cuando:

1. El Titular así lo autorice, salgo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, para lo cual el representante legal dará su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular
4. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, deberán adoptarse los mecanismos para la supresión de identidad de los Titulares.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando sean datos de naturaleza pública, y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:

1. Que se respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto a los derechos fundamentales

Con el cumplimiento de estos requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, so pena del ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

   14. PERSONAS A QUIENES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

   15. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

El Centro de Instrucción ha designado, como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de SAE en cabeza de la gerencia con apoyo de las áreas funcionales que manejan los datos personales de los titulares y profesionales en seguridad de la información.

Para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, a través del correo habeasdata@saeonline.com.co

   16. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES.

El procedimiento para estos casos es el siguiente:

1. Consulta

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación del Titular.

La consulta se formulará a través del correo habeasdata@saeonline.com.co

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Reclamos

Los titulares de la información o sus causahabientes que consideren que la información contenida en su registro individual en un banco de datos debe ser objeto de corrección o actualización podrán presentar un reclamo ante SAE, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• La petición o reclamo del Titular se formulará mediante una solicitud dirigía a SAE al correo electrónico habeasdata@saeonline.com.co con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso que el escrito resulte incompleto, se solicitará al reclamante dentro de cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el correo habeasdata@saeonline.com.co con el reclamo completo, éste se designará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

   17. PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

SAE hará la modificación de la información incompleta o inexacta por solicitud del titular y la rectificará y actualizará, de acuerdo con el procedimiento, luego de haber recibido la solicitud al correo electrónico habeasdata@saeonline.com.co  indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

   18. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

Los titulares de los datos personales podrán revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. En caso de hacer la solicitud, el titular de los datos personales, tendrá como herramienta el correo habeasdata@saeonline.com.co.

Si el término legal para la eliminación, corrección, omisión de los datos personales, se venciera, el titular tendrá derecho a solicitar ante la Secretaria de Industria y Comercio, que ordene la revocatoria, autorización y/o supresión de los datos personales de acuerdo con el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

  19.  TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

En caso de que SAE llegara a tener vínculos académicos con instituciones internacionales que amplíe el proceso de formación y/o laboral de los estudiantes, podrá efectuar la transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.

Para la transferencia internacional de los datos de los titulares, SAE tomará como base acuerdos comerciales y/o académicos con dichos entes y tomará las medidas para que los encargados de su manejo, conozcan y den cumplimiento a nuestra política, partiendo de que dicha información sólo podrá ser utilizada para asuntos relacionados en los acuerdos, mientras la relación comercial / académica esté vigente.

La transferencia internacional de datos personales se regirá por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Éstas no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento adicional cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. La aceptación de la presente política, el titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal.

La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que establezca SAE.

Esta política será difundida internamente y estará accesible para el personal interno y externo de SAE.

   20. TRATAMIENTO DE PERSONALES Y USO DE IMÁGENES

Mediante este documento, yo como suscriptor del formulario autorizo de manera previa, expresa e informada a SERVICIOS ACADÉMICOS ESPECIALES, en adelante SAE ONLINE, para la recolección y tratamiento de mis datos personales y el uso de imagen conforme a su Política disponible en https: www.saeonline.com.co 

En virtud de esta autorización, entiendo y acepto que SAE ONLINE, como responsable del tratamiento de datos personales y el uso de mi imagen , podrá recolectar, almacenar, usar, actualizar, procesar, reproducir, compilar, sistematizar, circular, organizar o suprimir mis datos personales, incluyendo, pero sin limitarse a mi nombre, apellido, número de identificación, ubicación o domicilio, teléfono y correo electrónico, entre otros. Adicionalmente, entiendo y acepto que parte de la información entregada puede ser sensible, y expresamente autorizo su tratamiento. Entiendo que son datos sensibles aquellos que afectan mi intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Así mismo, mediante el presente formato autorizo a SAE ONLINE para que haga uso expreso  de mi imagen para incluirlos sobre fotografías y producciones audiovisuales (videos); así como de los derechos de autor; los derechos conexos y en general todos aquellos derechos de propiedad intelectual que tenga que ver con el uso de imagen.

Esta autorización se regirá por las normas legales aplicables y en particular por las siguientes: 

• Este video / foto podrá ser utilizado con fines educativos, informativos y comerciales de SAE ONLINE
• Este video/ foto es sin ánimo de lucro y en ningún momento será utilizado para objetivos distintos. SAE ONLINE queda exento de cualquier responsabilidad que se pueda derivar de la presente actividad con la autorización.
• La presente autorización no tiene ámbito geográfico determinado, por lo que las imágenes en las que aparezca podrán ser utilizadas en el territorio del mundo, así mismo, no tiene límite de tiempo para su concesión ni para explotación de las imágenes, o parte de estas, por lo que mi autorización se considera concedida por un plazo de tiempo ilimitado.
• Autorización para uso de imagen 

 Me permito manifestar que he leído el presente aviso de privacidad, y manifiesto mi consentimiento y autorización para el tratamiento de los datos personales por mi suministrados y uso de imagen, dentro de las finalidades aquí contempladas y que la información por mí proporcionada es veraz, completa, exacta, actualizada y verificable.

Con el envío y aceptación del formulario de TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y USO DE IMÁGENES el estudiante / empresa acepta las condiciones del presente documento 

PAOLA MUÑOZ FERNANDEZ

Representante legal

SERVICIOS ACADÉMICOS ESPECIALES – SAE